La technologie de l’information au service de la rentabilité

La technologie de l’information au service de la rentabilité

La technologie de l'information peut constituer un moyen efficace de rendre votre entreprise plus productive et plus rentable – particulièrement si vous faites concurrence à des pays comme la Chine et l'Inde où la main-d'œuvre est bon marché.Qu'il s'agisse d'intégrer vos processus, d'améliorer votre fonction de marketing auprès d'une clientèle donnée, de mieux gérer vos comptes clients ou de perfectionner la gestion de votre chaîne d'approvisionnement, vous pouvez améliorer radicalement l'exploitation de votre entreprise si vous avez la bonne technologie. Bien que cette technologie puisse parfois nécessiter un investissement considérable, ses avantages à long terme finissent généralement par l'emporter largement sur les coûts initiaux.

Quelques applications classiques

Le meilleur moyen d'améliorer la performance de votre entreprise consiste à examiner vos processus internes, qui sont gérées séparément, et à trouver une façon de les rassembler dans un seul et unique système de gestion. Les processus internes, qui peuvent souvent faire l'objet d'un regroupement de ce genre, comprennent notamment la paie, la comptabilité, les relations avec la clientèle, le contrôle des stocks, le contrôle de la production et les communications aux employés ou aux clients. Voici un certain nombre d'outils qui sont couramment utilisés à cette fin:

Système de PRE et de comptabilité

La «planification des ressources de l'entreprise» permet aux sociétés de décomposer les structures verticales traditionnelles et de les remplacer par des structures solidement intégrées qui englobent les processus internes, les ressources humaines, la technologie et la stratégie organisationnelle. Les activités de l'entreprise auxquelles s'applique généralement un tel système comprennent notamment la comptabilité, la gestion vente-marketing-clients, la gestion des achats, la gestion de la production, l'établissement des coûts, le contrôle des stocks et la gestion des ressources humaines.

Gestion de la chaîne d'approvisionnement

Le terme «chaîne d'approvisionnement» désigne toutes les étapes de l'acheminement d'un produit ou d'un service à un client. En plus de vous assurer que votre société est exploitée efficacement, vous devez en outre veiller à l'optimisation de l'ensemble de votre chaîne d'approvisionnement, y compris vos fournisseurs externes. Un logiciel de gestion de chaîne d'approvisionnement vous aide à automatiser vos processus et à garder la trace des données sur les commandes et les livraisons. Cela vous aide à prévoir l'offre et la demande avec plus de précision et à vous assurer que vos stocks vous permettront de satisfaire aux commandes de la clientèle. Parmi les autres avantages, notons la réduction des erreurs en automatisant les opérations, l'accélération de la livraison aux clients et du suivi de leurs commandes, la réduction de la superficie d'entrepôt requise grâce à un meilleur contrôle des stocks et la réduction des coûts d'administration grâce à la mise en place de systèmes automatisés.

Gestion des relations avec la clientèle

Dans le domaine du commerce électronique, un autre terme revient fréquemment: la gestion des relations avec la clientèle (GRC). La GRC se sert de la technologie pour vous permettre d'améliorer vos prévisions quant aux besoins et aux attitudes de la clientèle, ainsi que la gestion de vos relations avec elle. Certaines sociétés y ont recours pour créer des centres d'appels personnalisés dotés d'une technologie qui reconnaît les numéros de téléphone entrants, et qui récupère automatiquement les renseignements sur le client pour le représentant qui répond. Un système de GRC permet aussi à des employés de vente ou de réparation en déplacement d'utiliser des communications sans fil mobiles pour avoir accès à des données sur les clients.

Les avantages comprennent une plus grande capacité à prévoir les besoins des clients en fonction des tendances historiques, un marketing ciblé qui permet de joindre un public précis et un accroissement des ventes grâce à de meilleures relations avec la clientèle.

Même si votre budget ne vous permet pas de vous doter de la technologie GRC, vous pouvez mettre en pratique certains de ses principes de base. Par exemple, dans la plupart des entreprises, les entrepreneurs communiquent avec les clients en recourant à divers moyens, dont le courriel, le télécopieur, le téléphone et la poste. Le regroupement de ces renseignements peut vous aider à améliorer votre service à la clientèle en suivant au moyen d'une feuille de calcul vos relations avec vos clients (qui a dit quoi à qui et quand), par exemple, ou en déterminant qui sont vos meilleurs clients afin de pouvoir leur présenter des promotions spéciales. Ces renseignements peuvent aussi être utilisés pour adapter vos produits aux besoins de vos clients ou pour transmettre des bulletins spéciaux à certains types de clients ciblés.

Web 2.0

Web 2.0 est un terme utilisé pour désigner un large éventail de technologies du Web interactives, comprenant notamment la réseautique, les blogues, les balados et les systèmes de réseautage social en ligne. Les entreprises peuvent tirer parti de ces technologies afin de communiquer avec des clients et des associés et de favoriser la collaboration interne.

Réseau d'égal à égal

Les propriétaires d'entreprise peuvent utiliser cet outil pour partager des fichiers avec d'autres sociétés et fournisseurs, et améliorer ainsi leur chaîne et leurs processus d'approvisionnement. Par exemple, une société et son fournisseur peuvent communiquer au moyen des services Web et mettre à jour leurs stocks et leurs catalogues respectifs, qui pourraient par la suite être intégrés à leurs systèmes PRE respectifs. Ce type d'intégration réduit les frais, accroît la productivité et minimise le nombre d'erreurs humaines.

Baladodiffusion ou enregistrement vidéo

Les entrepreneurs peuvent recourir à ce moyen pour communiquer avec leurs employés, des clients actuels et éventuels, et promouvoir de nouveaux produits ou de nouvelles caractéristiques.

Format RSS (Really Simple Syndication)

Cela offre la possibilité à vos clients de s'abonner à des nouvelles en ligne, à des blogues ou à des balados afin de recevoir les derniers renseignements sur ce qui se passe dans votre entreprise.

Systèmes de réseautage social

Ces systèmes peuvent être mis en place à l'interne en vue de permettre aux employés d'échanger des renseignements, des compétences et des connaissances. De tels réseaux peuvent être utilisés pour concevoir et développer les produits et les processus de votre entreprise, et innover.

Gestion de base de données

Les bases de données permettent de gérer l'information, comme des listes d'adresses de clients, de façon systématique et contrôlée. Les systèmes de gestion de bases de données relationnelles permettent de relier électroniquement divers aspects de votre entreprise. Vous pourriez, par exemple, relier un client avec un produit ou un service particulier que celui-ci achète couramment. Votre entreprise pourrait par la suite mieux suivre l'évolution du comportement du client et s'assurer que des activités de marketing ciblé permettent de joindre ce client. Ce type d'outil vous permet de vous rapprocher de vos clients en comprenant mieux leurs besoins. Cela contribue aussi au traitement de l'information comme les profils de vente applicables à certains clients, à l'analyse des données de manière à lever le voile sur un aspect particulier de votre entreprise, telles les techniques de marketing, et à la réduction du temps consacré à la gestion de vos données.

Le choix du logiciel de gestion de base de données qui vous conviendra dépend de la complexité de votre entreprise.

Magasinez!

Avant d'investir dans l'une ou l'autre de ces technologies, évaluez avec soin les offres du marché afin de déterminer celle qui convient le mieux à votre société. (La plupart du temps, vous devriez être en mesure de trouver une solution propre à votre industrie). Vous pouvez le faire en vous abonnant à des sources d'information spécialisée: publications électroniques, bases de données ou services de recherche, visiter des foires commerciales que fréquentent des fournisseurs de logiciels, et faire du réseautage avec des entreprises de votre industrie qui peuvent avoir déjà mis à l'essai de nouvelles technologies. Découvrir ce que font vos concurrents vous permet aussi de limiter la portée de votre recherche de solutions à des problèmes qui ont trait à votre industrie. Le Web et les sites d'universités, qui publient des résultats de recherches visant à évaluer les innovations technologiques, constituent également de bonnes sources d'information. En inscrivant simplement «veille technologique» dans un moteur de recherche, vous pourrez accéder à une mine de renseignements sur les dernières tendances.

Tous ces outils sont facilement accessibles aujourd'hui, et à un prix abordable pour les PME. Chaque produit et chaque fournisseur a ses points forts et ses points faibles. Certains systèmes sont riches en fonctions propres à l'industrie, mais médiocres en fonctions comptables. D'autres proposent un ensemble de caractéristiques vaste et personnalisable de façon à répondre aux besoins de diverses méthodes de fabrication et aux exigences commerciales.

Au moment de prendre une décision au sujet de votre logiciel, vous devez tenir compte de la croissance prévue de votre entreprise, de la viabilité des fournisseurs, de la stabilité et la fonctionnalité des produits et de la disponibilité de solutions complémentaires indépendantes. Le coût d'acquisition total ainsi que le rendement éventuel du capital investi sont d'autres points essentiels à prendre en considération.

source : www.bdc.ca

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