ERP – Faire le grand saut ou pas?

ERP – Faire le grand saut ou pas?

Vous songez à vous doter d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP)? Cela peut aider à accroître de façon marquée la productivité et la rentabilité de votre entreprise. Mais il s’agit d’un projet d’envergure. Et, après des efforts et un investissement considérables, vous pourriez vous retrouver à vous demander s’il se révélera payant.

Un système de ERP est un logiciel polyvalent doté de modules qui gèrent toutes vos fonctions d’affaires clés — stocks, finances, ressources humaines, exploitation, etc. Plus besoin de vous démener pour intégrer différents types de systèmes dans chaque service. Le système de ERP voit à tout.L’inconvénient est que sa mise en œuvre peut coûter cher et exiger beaucoup de temps. Environ les trois quarts des achats de systèmes de ERP n’offrent pas de rendement sur le capital investi, indique Rick Shaw, consultant de BDC. Le tiers des systèmes ne sont même jamais mis en service.

«Les gens croient qu'un système de ERP est une panacée — qu'il réglera tous leurs problèmes», dit M. Shaw, qui a déjà été propriétaire d’une entreprise de vente et de service de logiciels de ERP. «Mais vous devez d’abord vous assurer que vos processus d’affaires fonctionnent bien. Sinon, c’est comme si vous érigiez une maison sur des fondations chancelantes.»

Pour déterminer s’il est judicieux d’investir dans la ERP, il vous faut un plan d’intégration des technologies de l’information et des communications (TIC) qui se conforme à votre plan stratégique global. Dans le cadre de l’élaboration de votre plan d’intégration des TIC, voici trois étapes qui vous diront si votre entreprise est prête à se lancer dans la ERP.

1) Évaluez la technologie que vous utilisez actuellement.

Passez en revue vos logiciels actuels et la formation des utilisateurs. Cela vous aidera à déterminer si vous pouvez vous débrouiller avec les systèmes en place.

Selon M. Shaw, il est fréquent que des entreprises l’appellent en se plaignant que leur logiciel ne répond pas aux attentes — et qu'on découvre, au bout du compte, qu'il souffre tout bonnement de ce que M. Shaw appelle une «érosion des applications», c’est-à-dire la dégradation inévitable de la performance du logiciel avec le temps.

Souvent, la faute en revient au fait que les mises à jour et la maintenance nécessaires ne sont pas effectuées. Un autre problème courant est le manque de formation des employés. «Souvent, les entreprises se disent “Mes employés savent comment faire leur travail” et, pour cette raison, elles lésinent sur la formation, dit M. Shaw. C’est comme si une personne habituée à conduire une automobile ordinaire devait subitement prendre le volant d’une voiture de course de Formule 1 de quatre millions de dollars. Faute d’avoir reçu une formation adéquate, elle se retrouvera plus vite et plus violemment dans le décor.»

Beaucoup d’entreprises réalisent que la mise en œuvre de correctifs à leur logiciel existant est tout ce dont elles ont réellement besoin, explique M. Shaw — au lieu d’un nouveau système de ERP dispendieux.

2) Évaluez vos besoins futurs.

Évaluez minutieusement les besoins de votre entreprise en matière de technologies de l’information au cours des prochaines années, suivant votre plan d’affaires stratégique.

Veillez aussi à faire participer les employés. Cela vous aidera à obtenir leur adhésion si vous décidez d’aller de l’avant avec l’achat d’un système de ERP. «Si le chef de la direction décide unilatéralement d’instaurer le système, les probabilités de succès sont minces. Vous aurez de meilleures chances en ralliant les utilisateurs dès le départ», affirme M. Shaw.

3) Faites une analyse coûts-avantages.

Définissez l’incidence financière de vos problèmes et des solutions proposées. Comment la performance des systèmes affecte-t-elle votre entreprise? Comparez ce qu'il en coûterait pour réorganiser les systèmes existants par rapport à l’adoption d’un système de ERP. Tenez bien compte de la façon dont chaque solution affectera votre part de marché.

N’oubliez pas d’inclure les coûts de mise en œuvre et de formation. De nombreuses entreprises les sous-estiment, mais ils peuvent représenter une dépense de taille.

Un système de ERP peut être justifié, dit M. Shaw, si vous refusez des contrats à cause d’un goulot d’étranglement attribuable à la technologie et si vos systèmes actuels ne peuvent pas être améliorés.

Il n’existe pas de règle empirique quant à la taille que doit avoir une entreprise pour envisager l’adoption d’un système de ERP. M. Shaw soutient qu'un de ses clients ― dont le chiffre d’affaires atteint 35 millions de dollars ― s’appuie sur un progiciel de comptabilité grand public et un système de contrôle des stocks personnalisé. Il s’en tire très bien sans un système de ERP.

En revanche, un autre de ses clients, qui n’a que 15 employés, utilise avantageusement un système de ERP.

La nature de vos produits ou services constitue une considération beaucoup plus importante. Examinez la «complexité» de vos produits (combien de composantes entrent dans leur fabrication) et leur «variété» (combien de types de produits différents vous offrez). Les systèmes de ERP conviennent particulièrement lorsque vous avez des gammes de produits complexes et variées.

source: www.bdc.ca

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