Réussir son projet système d’information (SI)

Faire évoluer son système d’information est un enjeu de taille pour les entreprises.

Certaines applications de type workflow (gestion informatisée d’un flux de tâche), site web transactionnel (commandes et achats en ligne) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) peuvent contribuer à réduire les coûts, améliorer la qualité, accroître la réactivité. Mais elles peuvent aussi modifier en profondeur le fonctionnement de l’entreprise, son organisation (évolution des  processus), le contenu du travail (appauvrissement des tâches, polyvalence) et les métiers (relation de service, management).

Autant de changements qui peuvent entamer le succès de l’opération s’ils n’ont pas été suffisamment anticipés.

L’appropriation du système d'information (SI) par les utilisateurs

Les causes d’échec renvoient souvent à un manque de préparation amont quant à la définition des besoins et à l’accompagnement du changement. Pour les entreprises, l’appropriation du SI par les utilisateurs est donc le premier défi  à relever. Des conditions favorables à cette appropriation existent :

• Faire participer les utilisateurs aux différentes étapes du projet : ce sont eux qui connaissent le mieux les processus à informatiser et donc les besoins nécessaires à la réalisation de leur activité !
• Enrichir la conduite du projet par la prise en compte des conditions de réalisation du travail : éviter une conception des processus sur la base de modèles standards qui ne peuvent s’appliquer tels quels à toutes les entreprises.
• Définir les mesures d’accompagnement adaptées à la conduite du changement : ne pas en rester à la seule formation utilisateur en fin de projet. Les effets sur la performance globale

La maîtrise du projet par l'entreprise

La dimension technique du projet SI est souvent éloignée du cœur de métier de l’entreprise. Les entreprises peuvent alors avoir tendance à déléguer trop fortement leur projet aux prestataires externes (éditeurs, intégrateurs et SSII). L'étude "La conduite de projets d'investissements en PME/PMI : diagnostic et perspectives" menée en 2005 par le réseau Anact souligne en effet que 33 % des TPE/PME délèguent au prestataire la rédaction de leur cahier des charges informatiques.

Garder la main sur le projet est donc un vrai défi à relever qui doit se décliner par la construction d’un vrai partenariat avec le ou les prestataire(s) informatique(s). Pour cela, une vigilance doit être apportée à chaque étape du projet. Certaines sont "classiques" (opportunité, faisabilité, définition des besoins, rédaction du cahier des charges) et d’autres sont plus caractéristiques des projets SI (analyse des processus, paramétrage, recette, test, migration des données, bascule).

L’analyse des usages

• Fiabiliser l’usage du système.
  Tout n’est pas prévisible ! C’est dans l’usage qu’apparaissent les succès et les difficultés du système : "bugs" techniques, fonctionnalités non utilisées, appropriation limitée de l’outil pour certains salariés. Un dernier défi s’impose : celui de  l’ajustement de l’outil et de l’organisation à partir d‘une démarche d’analyse des usages du système d'information. Réalisée quelques mois après l’implantation, cette démarche qui associe une nouvelle fois les différentes fonctions concernées se caractérise par un bilan de l’investissement (performance, appropriation, effets sur les conditions de travail) ainsi qu’un repérage et une mise en œuvre des ajustements nécessaires.
• Anticiper les évolutions du système.
  Les applications informatiques étant en constante évolution, de nouveaux projets SI peuvent se succéder rapidement. Dans ce cas, le passage par une analyse des usages en amont du nouveau projet présente un intérêt pour identifier les difficultés éventuelles et définir plus finement les besoins.

source : http://www.anact.fr

                                                                                                                                              Acceuil