I.      L’information dans l’entreprise

A.    Les formes d'information

B.    Les caractéristiques de l'information

1.     Le contenu sémantique de l'information

2.     Le coût et la valeur de l'information

C.    Les rôles de l'information

1.     L'information, outil de communication externe

2.     L'information, outil de communication interne

II.     Le système d’information de l’entreprise (SI)

A.    La notion de système d'information

1.     Les informations

2.     Les moyens

B.    Les trois principales finalités du système d'information

1.     Le SI aide à la prise de décision

2.     Le SI permet de contrôler l'évolution de l'organisation

3.     Le SI permet de coordonner l'activité des différentes composantes de l'entreprise et notamment celles du système opérant

C.    Les quatre fonctions du système d'information

1.     Première fonction : recueillir l'information

2.     Deuxième fonction : mémoriser l'information

3.     Troisième fonction : exploiter l'information

4.     Quatrième fonction : diffuser l'information

D.    Les tendances d'évolution du système d'information

1.     L'informatique

2.     La bureautique

3.     La téléinformatique

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Le système d'information de l'entreprise

L'approche systémique de l'entreprise a mis en évidence l'importance de la notion de flux et l'existence de trois sous-systèmes (système de décision, système d'information et système opérant).

Parmi tous les flux traversant l'entreprise, les flux d'information jouent un rôle majeur. Ils assurent la cohésion économique et sociale de l'entreprise en véhiculant une ressource essentielle : l'information.

L'information transite par le système d'information aux finalités et aux fonctions bien précises.

Si ces fonctions peuvent être assurées de manières très différentes selon le type de système d'information dont se dote l'entreprise, on constate aujourd'hui une nette tendance aux systèmes d'information automatisés.

I.    L’information dans l’entreprise

L'information est tout ce qui forme de manière significative une représentation imagée de la réalité.

A.  Les formes d'information

L'information peut-être écrite, picturale, orale…

Dans le cas où l'information résulte d'un traitement, on parle d'informations structurées (ou formalisées ou documentées).

L'information structurée est indispensable à l'entreprise car elle est plus concise, plus rapidement communicable, souvent plus fiable, et peut être traitée algorithmiquement afin d'obtenir de nouvelles informations.

B.  Les caractéristiques de l'information

L'information a des caractéristiques de contenu, de coût et de qualité.

1.   Le contenu sémantique de l'information

Une information est plus ou moins sélective (quantité de connaissances nouvelles apportées par l'information), synthétique et précise. De plus elle est positionnée dans le temps.

2.   Le coût et la valeur de l'information

A)   Le Coût De L'information

Le coût d'une information correspond à l'ensemble des sommes engagées par l'entreprise pour sa recherche, son traitement, son stockage et même sa destruction.

Exemple :

La mise en place d'une politique de veille technologique pour s'informer sur les produits que peuvent lancer les concurrents, l'exploitation des informations-clients provenant des représentants, la sauvegarde des données comptables, la destruction des données techniques d'un prototype qui ne sera jamais commercialisé, engendrent des dépenses en moyens humains, logistiques, technologiques, etc.

Ces coûts ne sont justifiés que s'ils sont inférieurs à la valeur que représente l'information.

B)   La Valeur De L'information

Une information a de la valeur si elle permet de réduire l'incertitude, d'améliorer la décision et d'éviter de commettre des erreurs.

Cette valeur est appréciée sur la base de trois critères de qualité : la pertinence, la fiabilité et la disponibilité de l'information.

?      Une information est pertinente si elle fournit des éléments de réponse aux questions que se pose l'entreprise. Elle réduit l'incertitude.

Exemple :

«  Nos produits se sont mal vendus parce que les grandes surfaces leur accordaient une faible place dans leurs linéaires ».

?      L'information est fiable si elle est exacte, précise, complète et à jour. Elle réduit l'incertitude et permet d'éviter des erreurs.

Exemple :

«  Le mois dernier, une enquête de nos représentants dans toutes les grandes surfaces a permis d'apprécier le nombre de mètres linéaires accordés à nos produits. Il est inférieur à celui accordé aux produits concurrents. Un sondage auprès des clients a montré que la maniabilité du conditionnement de nos produits était appréciée alors que nous pensions qu'il fallait la revoir ».

?      L'information est disponible si elle parvient au bon moment, au bon endroit et sous une forme directement exploitable. Elle réduit l'incertitude, permet d'éviter des erreurs et permet de prendre les décisions appropriées.

Exemple :

«  Le rapport d'enquête des représentants a fourni des données chiffrées détaillées par région et par magasin ainsi que des données globales par région pour tous nos produits. Ce rapport est parvenu sur le bureau du responsable du marchandisage avant la réunion prévue avec le directeur commercial. La décision est prise de renforcer notre politique de communication et d'image auprès des grandes surfaces plutôt que de revoir notre politique de produit et de production des emballages ».

Coût et valeur permettent d'apprécier la rentabilité d'un investissement en matière d'information. Mais encore faut-il pouvoir mesurer la valeur d'une information !

C.  Les rôles de l'information

Quel usage l'entreprise fait-elle de l'information ?

1.   L'information, outil de communication externe

L'entreprise utilise l'information pour communiquer avec son environnement. L'information est un outil de communication externe répondant aux obligations légales (les déclarations de salaires, les déclarations de TVA, le compte de résultat, le bilan, etc) et aux nécessités de gestion de l'entreprise (l'entreprise doit rester en permanence à l'écoute des sollicitations de son environnement et doit apprécier l'importance des risques et des opportunités qu'il génère. Pour ce faire, l'entreprise diffuse et recueille de l'information).

2.   L'information, outil de communication interne

L'information permet la communication des composantes internes de l'entreprise.

L'information est un outil de communication interne répondant à des obligations légales (droit du travail : le plan social et le plan économique en cas de procédure de licenciement) et à des nécessités de gestion (lien entre le système de décision et le système opérant).

L'information permet donc d'assurer la coordination fonctionnelle des différentes composantes internes de l'entreprise.

II.  Le système d’information de l’entreprise (SI)

A.  La notion de système d'information

Le système d'information (SI) est l'ensemble des informations circulant dans l'entreprise et des moyens mis en œuvre pour les gérer.

Remarque :

On utilise aussi le terme de "système d'information de gestion" (SIG) pour parler du système d'information de l'entreprise.

1.   Les informations

Toutes les informations, quelle que soit leur forme, font partie du SI. Cependant, dans le domaine de la gestion, seules les informations structurées sont véritablement opérationnelles.

2.   Les moyens

On distingue les moyens humains (Toutes les personnes d'une entreprise : les utilisateurs, les décideurs, etc), les moyens matériels (ensemble des machines recevant, manipulant et émettant de l'information) et les méthodes (l'ensemble des outils de travail et des règles permettant de résoudre les problèmes de gestion).

On peut citer comme méthodes :

- les modèles (mathématiques, de recherche opérationnelle, comptables, économiques, etc.),

- les algorithmes, les heuristiques,

- les plans, les normes,

- les fiches d'instructions, les modes opératoires,

- les procédures administratives, les règlements,

- les programmes informatiques, les logiciels d'ordinateurs,

- etc.

B.  Les trois principales finalités du système d'information

1.   Le SI aide à la prise de décision

Le SI met à la disposition des décideurs les informations nécessaires à la prise de décision. Il permet d'étudier les conséquences prévisibles des décisions et d'automatiser certaines décisions.

Pour atteindre cet objectif, le SI fournit aux décideurs des informations portant sur le futur.

Exemple :

Les prévisions de ventes et de CA pour les six mois à venir permettent d'apprécier les résultats attendus des décisions commerciales prises.

2.   Le SI permet de contrôler l'évolution de l'organisation

Le SI permet de détecter les dysfonctionnements internes et les situations anormales.

Pour atteindre cet objectif, le SI doit être la "mémoire collective" de l'organisation en gardant une trace des informations portant sur le passé.

Exemple :

Les documents produits par la comptabilité générale (Bilan, compte de résultat, etc.) décrivent la situation de l'entreprise par rapport à son activité passée.

3.   Le SI permet de coordonner l'activité des différentes composantes de l'entreprise et notamment celles du système opérant

Pour atteindre cet objectif, le SI fournit des informations portant sur le présent.

Exemple :

Lors du traitement d'une commande, le SI permet de coordonner l'activité du service comptable, du service commercial, du service livraison, etc. par le biais des flux d'information internes (commande reçue, commande enregistrée, commande livrée, etc.)

Pour assurer ces trois finalités, le SI doit remplir plusieurs fonctions.

C.  Les quatre fonctions du système d'information

1.   Première fonction : recueillir l'information

Le SI dispose de deux grandes sources d'alimentation en informations : les sources externes (les informations produites par l'OCDE, l'INSEE, les chambres de commerce et d'industrie, etc.) et les sources internes (documents comptables, documents commerciaux, etc.).

Face à ces sources d'information, le SI remplit des tâches d'écoute, d'analyse et de saisie.

L'information a de la valeur pour l'entreprise mais elle a aussi un coût, surtout quand elle est d'origine externe. La tâche d'écoute se double donc généralement d'une tâche d'analyse critique de la masse d'informations accessibles afin d'éliminer toute source d'information et toute information peu pertinente ou de qualité insuffisante.

La phase d'écoute identifie les informations jugées pertinentes pour l'entreprise. Il faut ensuite saisir ces informations. L'objectif est de structurer des informations d'origines et de formes diverses. Des moyens humains et techniques (notamment des matériels de saisie et des supports d'enregistrement) sont utilisés mais aussi des méthodes, notamment des méthodes de contrôle et de codification de l'information afin de disposer d'informations fiables et facilement exploitables.

2.   Deuxième fonction : mémoriser l'information

Une fois saisie, l'information doit être stockée de manière durable et stable. Le SI met en oeuvre des moyens techniques et organisationnels (méthodes d'archivage, de protection contre le piratage ou la destruction, etc.).

Aujourd'hui la mémorisation des informations se fait au moyen de deux techniques principales les fichiers et les bases de données.

3.   Troisième fonction : exploiter l'information

Une fois mémorisée, on peut appliquer à l'information toute une série d'opérations. Ces opérations de traitement consistent à :

• consulter les informations : les rechercher, les sélectionner,
• organiser les informations : les trier, les fusionner, les partitionner,
• mettre à jour les informations : les modifier (sur la forme et le contenu), les supprimer, etc.
• produire de nouvelles informations : informations calculées (suite à des calculs arithmétiques ou des calculs logiques), cumuls, etc.

4.   Quatrième fonction : diffuser l'information

La diffusion consiste à mettre à disposition de ceux qui en ont besoin, au moment où ils en ont besoin et sous une forme directement exploitable, l'ensemble des informations qui leur permettront d'assurer leurs activités.

En ce sens, le système d'information assure la circulation des informations à destination du système de décision et du système opérant.

Les supports de cette diffusion sont multiples : oral, papier, électronique ou magnétique.

Même si tous les systèmes d'information doivent remplir les mêmes fonctions, il existe une grande variété de situations réelles. Pour apprécier cette variété plusieurs critères de classification sont utilisés.

D.  Les tendances d'évolution du système d'information

Les systèmes d'information tendent à s'automatiser par le recours à des moyens informatiques, bureautiques et téléinformatiques. La diffusion de ces moyens est d'importance variable depuis une diffusion restreinte (système centralisé) jusqu'à une diffusion beaucoup plus large voire systématique (système réparti).

1.   L'informatique

L'informatique est l'ensemble des méthodes scientifiques et techniques spécialement applicables au traitement de l'information effectué notamment par des moyens automatiques. Les systèmes informatiques sont composés d'éléments matériels (principalement des ordinateurs) et d'éléments logiciels (des programmes enregistrés, des logiciels d'application, des logiciels spécifiques, etc.).

L'informatique est utilisée dans tous les domaines d'activité de l'entreprise :

•  travaux comptables et administratifs,
• aide à la décision (SIAD : systèmes interactifs d'aide à la décision, systèmes experts )
• domaine industriel, production : pilotage de processus industriels, GPAO

• Les systèmes interactifs d'aide à la décision (SIAD)

Les SIAD sont des outils informatiques d'aide à la décision dont la mise en œuvre passe par un dialogue entre l'être humain et la machine. Ils permettent aux décideurs d'avoir accès à un volume élevé d'informations, de faire des simulations, des tests, d'évaluer différentes solutions possibles, etc. Ils sont utilisables tant pour les décisions stratégiques que tactiques ou opérationnelles.

Exemple :

Les logiciels de type tableur ( MICROSOFT EXCEL par exemple) permettent de faire des prévisions à partir de données passées, de fournir des données calculées sur des choix d'investissement, de faire de la recherche d'information multicritère, etc.

Les systèmes de gestion de base de données (MICROSOFT ACCESS, par exemple) permettent, grâce à des langages de création et d'interrogation, de travailler sur de grandes bases de données, d'extraire des données synthétiques, d'archiver des séries statistiques, etc.  

• Les systèmes experts :

Les systèmes experts sont des logiciels informatiques qui simulent le raisonnement humain en produisant des solutions à partir d'une base de connaissances manipulée par un ensemble de règles. Ils mettent à la disposition des utilisateurs des connaissances, des diagnostics de situation, leur permettant d'analyser et d'interpréter des situations à l'instar des spécialistes.

Exemple :

Dans le domaine de la gestion, les systèmes experts permettent de réaliser des diagnostics financiers, des diagnostics comptables, des diagnostics de gestion stratégique, etc.

2.   La bureautique

La bureautique est l'ensemble des outils (moyens, méthodes, procédures, etc.) tendant à automatiser les activités de bureau et principalement le traitement de la communication de la parole, de l'écrit et de l'image.

La bureautique fait appel aux techniques de l'informatique, des communications et de l'organisation administrative.

Parmi les principales évolutions, on peut citer celles liées au développement des machines et des logiciels de traitement de texte, au développement du courrier et agenda électronique.

3.   La téléinformatique

La téléinformatique est l'ensemble des techniques qui utilisent simultanément l'informatique, les télécommunications et l'audiovisuel pour transmettre et traiter des données, des images et des sons.

Parmi les grandes évolutions liées au développement de la téléinformatique, on peut citer, l'apparition des services fournis à travers les réseaux de télécommunication (la télématique), les réseaux locaux d'entreprise, les réseaux publics, etc.

Les nouvelles technologies de l'information et de la communication qui portent sur l'usage du multimédia (traitement du son et de l'image) et sur toutes les technologies liées à Internet (liens hypertextes, visioconférence, messagerie électronique) sont en très fort développement.

L. Allemand - Professeur d'Eco - Gestion comptable

source : http://pagesperso.scola.ac-paris.fr

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