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mercredi 27 mars 2013

les bases de management de projet: qu'est ce que un projet

Michel Mottiez, expert PMP et salarié de la société STS éditrice du Serious Game SimulTrain, revient pour nous sur les bases du management de projet. Qu’est-ce qu’un projet ? A quoi servent les plannings ? Qu’est-ce qu’un jalon ? Michel Mottiez répond à ces questions.

Qu'est-ce qu'un projet ?


Un projet est une entreprise temporaire qui a pour objectif de créer quelque chose d'innovant.

Dans un contexte professionnel, il s'agit de la réalisation d'un nouveau produit ou d’un nouveau service.

En principe un projet n'est pas une simple idée jetée en l'air, mais suppose d'être décrit et planifié, par exemple selon la méthode QQCOQCCP :


Quoi (les actions)


Qui (les gens concernés)


Où (les domaines touchés par le projet, voire les lieux)


Quand (programmation dans le temps)


Comment (moyens, méthodes...)


Combien (le budget)


Pourquoi (les motifs et les objectifs)

Un projet remplit toujours les conditions suivantes:



Il génère un résultat unique (produit ou service).


Il est limité dans le temps: les dates de début de fin sont définies.


Il est développé pas à pas, c'est-à-dire que sa définition est de plus en plus détaillée (du concept global au concept détaillé).


Il possède un mandant (commanditaire) qui fixe les objectifs du projet en fonction des exigences des parties prenantes.


Il répond à des objectifs de contenu, de délai et de budget. Comme ces trois objectifs sont interdépendants, on les nomme également le « triangle magique » ou « Triple Constraint ».


Il est géré par un chef de projet.

Il suit les cinq processus de management de projet :



démarrage


planification


déroulement


contrôle / pilotage


clôture

La planification est la mise en œuvre d'objectifs dans le temps :



dans un domaine


avec des objectifs


avec des moyens


et sur une durée (et des étapes) précise(s)

La notion de planning est indissociable de la notion de temps. Souvent ébauchée par une todo list (liste de choses à faire), elle se concrétise ensuite par un plan répondant de façon détaillée et concrète aux principaux aspects opérationnels du type QQOQCC : qui, quoi, où, quand, comment, combien…

La planification a pour résultat un planning, document de maîtrise des délais et de communication qui fait apparaître les dates des événements significatifs d’un projet, et dont la forme doit s’adapter aux messages à transmettre et aux décisions à prendre.

Le planning s’exécute en principe en deux étapes : d’abord on dresse une vue d'ensemble, puis on entre dans le détail :


1. Le planning synoptique montre quels résultats intermédiaires importants sont à livrer, et quand; il est donc orienté vers les résultats et structuré de manière grossière. Les résultats intermédiaires importants sont souvent marqués par des jalons.

Le planning synoptique sert de vue d'ensemble sur le projet (ou sur la phase de projet) à toutes les parties prenantes. Il n'est d'abord qu'une déclaration d'intention (avec une grande marge d'estimation), puis devient une décision ferme agréée par la direction.

2. Le planning détaillé montre quelles activités sont à exécuter, et quand. Il est établi pour chaque phase, et part du principe que les activités et leurs interdépendances et durées sont connues et les ressources attribuées.

Dès que le planning détaillé est prêt, le planning synoptique peut être vérifié et, si nécessaire, corrigé.

Le chef de projet se sert du planning détaillé pour conduire et contrôler l'équipe projet.

A noter que les logiciels de gestion de projets modernes permettent d'établir les deux niveaux de planification de manière itérative, de sorte qu'il n’y ait qu’un seul planning à suivre lors du controlling.


Un jalon est un événement significatif survenant au cours d’un projet et dont on peut identifier d’une façon certaine la date à laquelle il se produit. Le jalon n’est atteint (ou réalisé) que lorsque le résultat est acquis de façon irréversible : il est donc souvent lié à la livraison d'un élément du projet, à la réalisation d’un paquet de travail, à la fin d’une phase (par exemple : fourniture d’un dossier, réception d’un équipement, mise à disposition d’un service).

Le jalon implique généralement une validation à un haut niveau: décision importante, vérification et approbation formelle, signature, …

La succession des dates des jalons constitue l’échéancier du projet et permet de fixer les contraintes principales de dates des plannings.

Le jalon a une double fonction :


1. Le jalon sert au contrôle de l'avancement des tâches – pour autant qu’il soit précisément défini et mesurable (lors de sa définition, il faut également préciser comment il sera mesuré).

Un bon chef de projet n'attend pas passivement le jour où un jalon doit être atteint : il est actif bien avant, et il contrôle si toutes les conditions sont réunies afin d'atteindre le jalon.

2. Atteindre un jalon est un moment décisif pour la motivation de l'équipe projet : le chef de projet doit bien coacher l'équipe avant d'atteindre un jalon – et la féliciter pour un jalon atteint.

Remarque : si les jalons sont fréquemment utilisés pour surveiller l’avancement d’un projet, il y a des limites à leur efficacité. Ils montrent généralement l’avancement sur le chemin critique, et ignorent les activités non-critiques : en effet, il n'est pas rare que des ressources soient déplacées d'activités non-critiques vers des activités critiques pour faire en sorte que des jalons soient atteints. Cela donne l'impression que le projet répond au calendrier prévu, alors que certaines activités ont été négligées…



1 commentaire:

  1. أساسيات إدارة المشاريع: مشروع ما
    ميشال Mottiez، خبير PMP وموظف STS رئيس تحرير الشديد SimulTrain لعبة، يتطلع إلى الوراء على أساسيات إدارة المشاريع. ما هو المشروع؟ ما هي الجداول؟ ما هو علامة فارقة؟ ميشال Mottiez يجيب على هذه الأسئلة.
    ما هو المشروع؟

    A المشروع هو مسعى المؤقتة لخلق أهداف شيئا مبتكرة.

    في سياق المهنية، هو إعمال منتج جديد أو خدمة جديدة.

    من حيث المبدأ مشروع ليست فكرة بسيطة ألقيت في الهواء، ولكن لنفترض أن يكون التخطيط لها وصفت، على سبيل المثال بواسطة طريقة QQCOQCCP:


    ماذا (الإجراءات)


    الذين (الأشخاص المعنيين)


    حيث (المناطق المتضررة من المشروع أو الأماكن)


    عندما (جدولة الوقت)


    كيف (وسائل وأساليب ...)


    وكم (الميزانية)


    لماذا (المبرر والأهداف)
    وهناك مشروع لا يزال يلبي الشروط التالية:


    فإنه يولد إخراج واحدة (المنتج أو الخدمة).


    ويقتصر في الوقت المناسب: يتم تعريف تاريخ نهاية البداية.


    غير أنها وضعت خطوة خطوة، وهذا هو القول، تعريفه هو أكثر تفصيلا (المفهوم الشامل لتصميم مفصل).


    أنه يحتوي على الرئيسي (الكفيل) الذي يحدد أهداف المشروع وفقا لمتطلبات أصحاب المصلحة.


    وتجتمع أهداف المحتوى والوقت والميزانية. وبما أن هذه الأهداف الثلاثة مترابطة، ويطلق عليهم أيضا "المثلث السحري" أو "قيد الثلاثي".


    تدار من قبل مدير المشروع.

    ويترتب على عملية إدارة المشروع خمسة:


    بداية


    تخطيط


    تنمية


    رصد / مراقبة


    إغلاق

    التخطيط هو تنفيذ الأهداف المحددة زمنيا:


    في حقل


    مع أهداف


    مع الوسائل


    ومدتها (والخطوات) الأمريكية (ق)

    مفهوم التخطيط لا ينفصل عن مفهوم الوقت. غالبا ما صاغته قائمة TODO (قائمة الأشياء التى يمكن القيام)، ثم أنها تجسد خطة لمعالجة بالتفصيل والجوانب التشغيلية الرئيسية ملموسة من نوعها QQOQCC من وماذا وأين ومتى، وكيف، وكيف ...

    تخطط النتائج في التخطيط والسيطرة والاتصالات الوثيقة الوقت مما يدل على تواريخ الأحداث الهامة للمشروع، ويجب أن تتكيف النموذج لنقل الرسائل والقرارات.
    الجدول الزمني للنفاد في مرحلتين: الأولى أنه يقدم لمحة عامة ومن ثم يذهب الى التفاصيل:

    1. ويبين الجدول كتلة ما هي النتائج المتوسطة المهم أن يتم تسليمها، وعندما، هو الذي يركز على النتائج ومنظم الخشنة. وغالبا ما تتسم نتائج المتوسطة هاما من خلال المعالم.

    الجدول الزمني للكتلة بمثابة نظرة عامة على المشروع (أو مرحلة من مراحل المشروع) لجميع أصحاب المصلحة. فمن أول بيان نوايا (مع تقدير هامش كبير)، ثم يصبح قرارا حاسما المعتمدة من قبل الإدارة.

    2. جدول تفصيلي يوضح الأنشطة التي يتعين القيام بها، ومتى. ومن المعترف به لكل مرحلة، ويفترض أن الأنشطة والترابط وفترات معروفة والموارد المخصصة.

    مرة واحدة في جدول زمني مفصل مستعدة، والجدول الزمني كتلة ويمكن التحقق من و، إذا لزم الأمر، تصحيح.

    يستخدم إدارة مشروع التخطيط التفصيلي لقيادة وسيطرة فريق المشروع.

    لاحظ أن يتم استخدام برامج إدارة المشاريع الحديثة لإنتاج مستويين من التخطيط بطريقة تكرارية، حتى لا يكون هناك جدول واحد فقط التي يجب اتباعها عند السيطرة.


    A معلما حدثا هاما تحدث خلال المشروع والتي يمكن تحديدها في بعض الطريق من التاريخ الذي يحدث فيه. يتم الوصول إلى حدث رئيسي (تحقيق) عندما يتم الحصول على النتيجة بشكل لا رجعة فيه: أنه غالبا ما يرتبط تسليم عنصر من عناصر المشروع، والانتهاء من حزمة العمل في نهاية المرحلة (مثل توفير مجلد، وتلقي المعدات، وتوفير خدمة).

    معلما عموما تتطلب التحقق من صحة على مستوى عال: قرار هام والتحقق والموافقة الرسمية، والتوقيع، ...

    تسلسل تواريخ المعالم هو الجدول الزمني للمشروع ويؤمن الرئيسية القيد مواعيد الجداول.
    المعلم لديه وظيفة مزدوجة:

    1. المعيار استخدامها لرصد التقدم المحرز في العمل - شريطة أن يتم تعريفه بوضوح وقابلة للقياس (يجب في تعريفه أيضا تحديد كيف سيتم قياس ذلك).

    وقال مدير المشروع الجيد ليس بسلبية انتظار لهذا اليوم عند معلما المراد تحقيقها: أنه نشط من قبل، وذلك يتحقق ما إذا تم استيفاء جميع الشروط لتحقيق معلما.

    2. التوصل معلما لحظة حاسمة بالنسبة للدوافع فريق المشروع: يجب على مدير المشروع تدريب الفريق بشكل جيد قبل الوصول إلى علامة فارقة - وأهنئ معلما تم التوصل إليها.

    ملاحظة: إذا غالبا ما تستخدم الأسس اللازمة لرصد التقدم المحرز في المشروع، هناك حدودا لمدى فعاليتها. وهي تظهر عموما التقدم على المسار الحرج، وتجاهل الأنشطة غير الحرجة: في الواقع، فإنه ليس من غير المألوف أن يتم نقل الموارد من الأنشطة غير الحرجة إلى الأنشطة الحرجة للتأكد من أن معالم وتتحقق. هذا يعطي الانطباع أن المشروع يلبي الجدول الزمني، في حين أهملت بعض الأنشطة ...

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